Résumé

La gestion et le partage des preuves prennent énormément de temps. C’est pourquoi la police du campus de l’Université du Texas d’Arlington a récemment mis en place Genetec ClearanceMC. Ce système de gestion des preuves numériques ne permet pas seulement aux enquêteurs de gagner du temps, il réduit également l’espace occupé par le stockage à long terme des preuves sur le site.

Profil de l’entreprise

La sûreté et le dynamisme du campus sont essentiels pour préparer la prochaine génération de leaders. C’est pourquoi l’Université du Texas d’Arlington (UTA) gère aussi rapidement que possible chaque incident survenant sur son campus de 170 hectares. La police du campus sait bien qu’une résolution rapide des affaires permet aux 40 000 étudiants, enseignants, chercheurs et salariés de rester concentrés sur ce qui compte le plus—atteindre l’excellence universitaire.

Le défi

Lorsqu’un incident se produit à l’UTA, les détails de l’affaire sont ajoutés au système de gestion des enregistrements (RMS). L’enquêteur affecté à l’affaire crée alors un dossier numéroté et commence à rassembler les preuves numériques. Auparavant, ce processus comportait de nombreuses étapes parce que chaque fichier devait être importé séparément dans le dossier. Outre la perte de temps, l’accumulation de ces preuves posait des problèmes de stockage.

“Notre équipe a réduit de 25 % le temps passé à la manipulation des preuves, ce qui leur permet d’accomplir d’autres tâches pendant les enquêtes.”

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Maxx Kidd, Directeur technologique adjoint, Service de police de l’UTA

Les résultats

Aujourd’hui, Genetec Clearance tient ses promesses— l’UTA a rationnalisé la gestion des preuves et des enquêtes. La solution cloud permet aux enquêteurs de gagner du temps en facilitant la collaboration, et elle réduit l’espace occupé sur place par l’archivage des preuves. Par exemple, les agents de sécurité et de police de l’Université peuvent désormais aider les enquêteurs à compiler des preuves. Il leur suffit de chercher des enregistrements vidéo dans la plateforme Security Center et de les ajouter au dossier dans le nouveau système.

L’UTA trouve particulièrement pratique de pouvoir donner à certaines personnes un accès en “lecture seule” au système, ou de configurer des autorisations par utilisateur. Ils peuvent savoir qui visualise ou édite des documents en consultant le log du dossier. De plus, la sécurisation du système cloud de gestion des dossiers apporte une sérénité supplémentaire. Pour Maxx Kidd, “Genetec Clearance garantit l’intégrité des preuves. Elles sont isolées du système de stockage de notre service, ce qui réduit les risques de corruption de fichiers et d’exposition aux ransomware.”

La solution

Accès contrôlé aux preuves

Des autorisations spécifiques sont attribuées aux différents utilisateurs, afin que les enquêteurs gardent le contrôle. Le système fournit également des suivis d’audit qui garantissent l’étanchéité de la chaîne de responsabilité.

Partage simplifié avec les agences extérieures

Le partage de formats de fichier spécifiques avec les agences extérieures est plus facile. “Genetec Clearance convertit automatiquement les fichiers pour nous et met toutes les versions à disposition dans le dossier de l’affaire,” explique Kidd.

Simplification de la recherche de preuves

Chaque affaire peut recevoir un libellé comme “vol”, “conduite sous emprise” ou “bibliothèque”. Ces mots-clés aident les agents à retrouver rapidement des fichiers sans avoir à mémoriser le numéro d’affaire.

Stockage dans le cloud, efficace et sécurisé

L’UTA est prête à achever sa migration vers Genetec Clearance. Cette transition doit lui permettre de libérer environ 75 % de sa capacité de stockage totale, actuellement occupée par des archives.

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