5 formas en que la tecnología puede simplificar el intercambio de evidencias

Compartir evidencias en video es clave en cualquier investigación, pero gestionarlas puede resultar complicado. A continuación presentamos cinco formas en que un sistema de gestión de video (VMS) combinado con la potencia de un sistema de gestión de evidencias digitales (DEMS) puede facilitar el proceso.

PROYECTO

Recopila y gestiona fácilmente evidencias de video

La recopilación de evidencias en video de varios sistemas diferentes puede llevar mucho tiempo y ser abrumadora, especialmente cuando se responde a solicitudes de video, se buscan horas de material de video, se garantiza el cumplimiento de la privacidad y se mantiene un almacenamiento adecuado y seguro. Un sistema de gestión de evidencias digitales simplifica el proceso al facilitar la consolidación, la gestión y el intercambio seguro de evidencias cruciales con las partes interesadas autorizadas. Acá te contamos cómo:

• Búsqueda y filtrado inteligente: Encuentra rápidamente imágenes relevantes utilizando herramientas de búsqueda avanzada que filtran por fecha, hora, tipo de objeto (incluyendo una persona o un vehículo) o eventos específicos, ahorrando a los investigadores un tiempo valioso.
• Ocultamiento automatizado: Protege la información confidencial, como rostros y placas de matrícula, con herramientas de ocultamiento automatizado, lo que garantiza el cumplimiento de la privacidad y preserva las evidencias clave.
• Almacenamiento seguro de evidencias: Mantén todas las evidencias de video organizadas, de fácil acceso y protegidas con encriptación en un solo repositorio. Realiza un seguimiento de toda la actividad de evidencias con registros de auditoría para mantener la cadena de custodia y aprovechar al máximo un sistema seguro de gestión de evidencias digitales integrado con tu sistema de gestión de video.

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Prepara evidencias con herramientas fáciles de usar

Al buscar entre las evidencias, es útil hacer anotaciones y navegar rápidamente para encontrar lo que necesitas. Aquí hay algunos consejos para que este proceso sea más eficiente:

• Crea diseños personalizados y añade notas: Utiliza herramientas digitales y de video para crear diseños personalizados con múltiples vistas de cámara. También puedes agregar notas, flechas y dibujos directamente en la cronología del video para que sea más fácil de comprender y compartir con otros.
• Genera reportes automáticos: Crea rápidamente reportes que se sincronicen con videoclips, marcas de tiempo y detalles clave. Esto ahorra tiempo y garantiza que todas las evidencias sean coherentes.
• Utiliza analíticas de video: Aprovecha las analíticas de video para detectar automáticamente eventos importantes como merodeadores, objetos abandonados o accesos no autorizados. Esto ayuda a acelerar las investigaciones y reduce la necesidad de comprobaciones manuales.

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Comparte evidencias de forma segura

Una vez que hayas preparado tus evidencias, es probable que tengas que compartirlas con equipos internos o partes interesadas externas, pero es importante hacerlo de forma segura. Estas son algunas formas de garantizar que las evidencias se compartan de forma segura:

• Control de acceso basado en roles: Establece políticas de control de acceso para determinar quién puede ver las evidencias confidenciales en función de su rol dentro de la organización. Asegurar que sólo las personas autorizadas puedan acceder a los datos, garantizando la seguridad y protegiendo la cadena de custodia.
• Comparte evidencias electrónicamente: Ya no tienes que depender de tener que transferir evidencias a través de DVDs o memorias USB. Ahorra tiempo y comparte videos fácilmente de forma directa y segura desde un sistema de gestión de evidencias digitales.
• Marcas de agua digitales: Agrega marcas de agua digitales a las evidencias compartidas para detener la distribución no autorizada. Esto ayuda a rastrear de dónde provienen las evidencias y garantiza que permanezcan intactas y sin alteraciones.

FOLLETO

Mejora la colaboración para investigadores y equipos legales

La comunicación fluida y el acceso a las evidencias son clave para un trabajo en equipo efectivo entre investigadores, equipos legales y partes interesadas. Así es como un VMS y un DEMS pueden ayudar:

• Formas de colaboración seguras: Utiliza plataformas seguras integradas con tu VMS para permitir una comunicación fluida y el intercambio de información entre investigadores, equipos legales y partes externas.
• Revisa las evidencias desde cualquier lugar: Permite que el personal autorizado acceda a las evidencias directamente a través de navegadores web, lo que facilita la revisión de archivos importantes con un solo clic y sin necesidad de instalar el software de reproducción de video.
• Solicitudes de video: Simplifica y agiliza la gestión de solicitudes internas y externas de acceso a evidencias de video con un proceso optimizado y eficiente.

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Mejorar continuamente el intercambio de evidencias

Es importante contar con un proceso sólido, pero es igualmente crucial tener un plan de mejora continua. Acá te contamos cómo:

• Auditorías y revisiones periódicas: Audita de forma rutinaria las políticas de retención y manejo de evidencias para encontrar áreas de mejora, garantizando el cumplimiento de las leyes y regulaciones de privacidad.
• Capacitación y educación: Ofrece capacitación continua a todas las personas involucradas en el proceso de manejo de evidencias para garantizar que sigan los procedimientos correctos.
• Actualizaciones tecnológicas: Mantente actualizado con las últimas tendencias tecnológicas en videovigilancia y gestión de evidencias para aumentar la productividad y la eficiencia de las investigaciones.

En general, el uso de un VMS y un DEMS puede agilizar significativamente el proceso de recopilación y uso compartido de evidencias de video para las investigaciones. Con herramientas mejoradas para almacenamiento seguro, colaboración sencilla y mejora continua, las fuerzas del orden público, las organizaciones y los equipos legales pueden trabajar de manera más eficiente y efectiva.