Cómo un flujo de trabajo de operaciones de seguridad más inteligente facilita la colaboración
El trabajo de seguridad abarca personas, sitios y sistemas. Conoce por qué se rompe la colaboración y cómo un mejor flujo de trabajo de operaciones de seguridad puede cerrar las brechas.
El trabajo en equipo a menudo resulta insuficiente en las operaciones de seguridad modernas. Es parte del territorio. Los flujos de trabajo de las operaciones de seguridad tienen muchas partes móviles y el trabajo se fragmenta rápidamente. A medida que las organizaciones crecen y asumen nuevas responsabilidades, estas brechas tienden a ampliarse.
Entonces, ¿cómo puedes mejorar la colaboración de tu equipo de seguridad hoy? La respuesta corta: contexto compartido y trabajo más visible. Sigue leyendo para aprender cómo lograrlo.
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¿Por qué se rompe la colaboración en las operaciones de seguridad?
El trabajo de seguridad abarca a las personas, los sistemas y los sitios. Un solo incidente puede involucrar a los oficiales de seguridad, TI, instalaciones y líderes de operaciones. Cada equipo aporta sus propias herramientas, y cada turno hereda el trabajo del anterior. Lo que comenzó como una carrera de velocidad rápidamente se convierte en un maratón.
Los problemas prácticos suelen ser similares en todas partes:
- Las tareas se encuentran en correos electrónicos, hojas de cálculo, radios y sistemas independientes
- Las actualizaciones de estado dependen de quién levante la radio
- Los procesos manuales que funcionaban para un sitio no pueden manejar diez o cien.
Los desafíos de los centros de operaciones de seguridad como este no son nuevos, pero se multiplican a medida que las organizaciones crecen. Es precisamente entonces cuando la colaboración comienza a decaer.
La gestión de la fuerza laboral de seguridad termina dispersa en herramientas aisladas, y nadie tiene una visión clara de quién hace qué. El conocimiento permanece en la mente de las personas en lugar de en sistemas compartidos. Claro, el flujo de trabajo de seguridad sigue avanzando, pero eso no es necesariamente algo bueno.
¿La pieza que falta? Visibilidad de la seguridad electrónica.
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¿Cómo se ve una buena colaboración en los equipos de seguridad?
Una buena colaboración en las operaciones de seguridad no significa más reuniones ni radios más ruidosos. Se trata de un contexto compartido. Cuando tu equipo está en la misma página sobre quién es responsable de qué y qué sigue, el trabajo puede fluir.
Los equipos que lo hacen bien construyen sus flujos de trabajo en torno a cuatro ideas fundamentales:
- Todos pueden ver la misma imagen de tareas activas, incidentes y responsabilidades
- La propiedad es clara, sin microgestión
- El contexto se mantiene a lo largo de los turnos, por lo que no se pierde nada en la entrega
- El trabajo habla por sí mismo, con menos reuniones de seguimiento
¿La idea clave? La gestión de operaciones de seguridad no es un problema de herramientas ni de habilidades. Se reduce a compartir información, rendición de cuentas y procesos repetibles. Los equipos que colaboran eficazmente mantienen informadas a las personas adecuadas, en tiempo real.
¿Cuál es el rol de las herramientas de gestión de la fuerza laboral en las operaciones de seguridad?
No todas las herramientas de gestión de proyectos son iguales, y la diferencia se hace evidente cuando los equipos intentan escalar.
Un sistema básico de gestión de la fuerza laboral de guardas de seguridad podría asignar patrullas y rastrear las ubicaciones de los oficiales. Útil, pero no lo suficientemente potente para un entorno de seguridad complejo. Otras herramientas impulsan flujos de trabajo automatizados sin dar a los equipos una visión unificada del trabajo en sí. Lo que sucede entonces es que la automatización acelera las cosas equivocadas.
Las buenas herramientas para operaciones de seguridad colaborativa hacen algo diferente. Ofrecen una base para la coordinación entre sitios y turnos, no solo otro panel de control. Conectan las actividades a tus sistemas existentes y respaldan tanto las operaciones de rutina como los incidentes críticos. ¿Cómo? A través de la unificación.
Una plataforma unificada puede vincular alarmas, incidentes, tareas, video e investigaciones, en lugar de hacer maniobras con herramientas separadas para reunir la información. También puedes vincular el contexto operativo—como los cambios de turno y el trabajo de mantenimiento—a los flujos de trabajo de seguridad. Esto reúne el trabajo en un solo lugar, permitiendo que tu equipo gestione todo a través de una sola vista.
Es una estructura como esta la que hace posible una gestión eficiente de proyectos de seguridad.
Ese tipo de estructura comienza con replantear algunas creencias comunes sobre las herramientas de colaboración:
- Aumentan la fricción y ralentizan a los equipos
- El trabajo de seguridad es demasiado dinámico para ser estructurado
- Los correos electrónicos y el chat son suficientes
Estas suposiciones surgen de una frustración real. Algunas herramientas de gestión de la fuerza laboral agregan una complejidad innecesaria o no pueden manejar la realidad del trabajo de seguridad.
Sin embargo, estas creencias subestiman el impacto que la gestión moderna de la fuerza laboral puede tener en realidad.
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¿Dónde puede una mejor colaboración tener el mayor impacto?
La colaboración ofrece los mayores beneficios cuando el trabajo se realiza entre diferentes equipos o ubicaciones. Estas intersecciones pueden provocar la pérdida de contexto y retrasos en las decisiones, convirtiendo problemas pequeños en problemas mayores.
Echemos un vistazo a los momentos en los que un mejor trabajo en equipo cambia el resultado:
- Las entregas de turno protegen el contexto cuando el operador entrante retoma exactamente donde lo dejó el anterior
- Las operaciones en múltiples sitios se desarrollan con mayor fluidez cuando los líderes regionales pueden ver lo que sucede en los campus o instalaciones
- La respuesta a incidentes y el seguimiento mejoran cuando los equipos registran cada paso para que puedan rastrearlo más adelante
- Las investigaciones entre equipos avanzan más rápido cuando la evidencia y las tareas conviven en el mismo ecosistema
Así es como se desarrolla esto cuando tienes un incidente activo en tus manos:
Con herramientas dispersas, un operador detecta una alarma, se comunica por radio con un supervisor y luego espera. Alguien reproduce el video en un sistema, verifica la ubicación en otro y redacta el seguimiento en un tercero. Los detalles críticos pueden perderse en la entrega, dejando al siguiente turno sin el contexto adecuado.
Ahora imagina el mismo evento, pero en una plataforma unificada. La alarma llega a la persona adecuada en cualquier dispositivo que esté utilizando. La ubicación, la transmisión de video y la tarea están todas en un solo lugar. El operador lo reenvía, lo etiqueta para seguimiento, o incluso llama a su supervisor directamente desde la plataforma para compartir más detalles, y el siguiente turno retoma donde el anterior lo dejó. Es el mismo incidente, pero con mejor colaboración y continuidad.
Una plataforma unificada también tiene grandes implicaciones para el mantenimiento del sistema:
El tiempo de actividad es crucial para un entorno de seguridad electrónica. Cuando tus cámaras no funcionan o tus dispositivos no operan correctamente, no puedes descansar hasta que se reparen. Con la unificación, puedes recibir alertas sobre el estado de salud de los dispositivos directamente en la plataforma. Desde la misma interfaz, puedes crear una solicitud de trabajo para un técnico y enviarla, junto con la información de la cámara y la información contextual, en unos pocos clics. No es necesario llamar a tu integrador de sistemas.
Así es como se ve en la práctica un flujo de trabajo sólido en un centro de operaciones de seguridad. Si estás pensando por dónde empezar, pregúntate:
¿Dónde se pierde el trabajo hoy en día? ¿Dónde generan fricción las transferencias? ¿Cuánto contexto sobrevive de principio a fin?
Hacer estas preguntas desde el principio es parte de preparar tu centro de operaciones de seguridad para el éxito.
Cómo Genetec considera la colaboración en las operaciones de seguridad
Para nosotros, siempre se trata de dos cosas: contexto y continuidad.
La coordinación es mucho más que la herramienta que alguien abre o quién está de turno. En el momento en que finaliza un turno o se produce un incidente que afecta a varios equipos, el trabajo debe conservar su propio contexto, de principio a fin.
Esa es la idea detrás de Genetec Operations Center. Los equipos obtienen una vista compartida del trabajo, sin importar dónde se encuentren o en qué turno estén. El contexto sigue al trabajo, en lugar de quedarse atascado en la bandeja de entrada de alguien.
Es un enfoque basado en la toma de decisiones colaborativa, uno que la Universidad Brigham Young (BYU) estructuró en su campus de 738 acres. Con 25 agentes de policía del campus, 15 supervisores de seguridad y más de 300 estudiantes por coordinar, el equipo necesitaba facilitar la comunicación. Antes, cada división de seguridad gestionaba la información por separado; ahora, existe una única fuente de información verídica. BYU también automatizó procesos clave, como controles nocturnos en las divisiones del campus, inspecciones de equipos y auditorías de edificios. Esto reduce la carga de trabajo de los despachadores y disminuye los posibles errores.
Cuando los equipos de seguridad trabajan juntos de esta manera, dejan de reaccionar ante las brechas y comienzan a operar con intención. De eso se trata realmente la gestión de operaciones de seguridad más inteligentes.
