Le coût opérationnel caché du cloisonnement des systèmes de sécurité hospitaliers

 

Chaque jour, les équipes de sécurité des hôpitaux perdent du temps à cause de systèmes qui ne communiquent pas entre eux. Les opérateurs passent d’une application à l’autre, ressaisissent des informations et reconstituent le déroulement des événements à partir de plusieurs sources. Prises isolément, ces pertes d’efficacité peuvent sembler mineures, mais leur accumulation au fil du temps et à l’échelle des établissements représente un coût considérable.

Ce cloisonnement s’installe souvent progressivement, au gré des acquisitions, des agrandissements et des décisions technologiques prises de façon décentralisée. Le problème passe ainsi facilement inaperçu, jusqu’à ce que ses répercussions deviennent impossibles à ignorer. Des interventions de sécurité plus lentes, des saisies répétées, des enquêtes plus longues et des procédures manuelles de contournement compliquent le travail des personnes chargées d’assurer la sécurité des patients, du personnel et des visiteurs. Ces difficultés contribuent également à réduire la satisfaction des patients et des visiteurs.

Une solution consiste à unifier les systèmes de sécurité au sein d’une même plateforme. Une démarche d’unification progressive permet aux établissements de traiter en premier les risques prioritaires. Elle leur permet aussi de conserver les infrastructures compatibles et d’améliorer ainsi les opérations de sécurité sans perturber les soins.

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Quatre répercussions opérationnelles du cloisonnement des systèmes de sécurité hospitaliers

Certains coûts liés à la sécurité des hôpitaux sont clairement chiffrés, comme ceux du matériel, de l’installation, des licences et des contrats de service. D’autres sont moins visibles. Les systèmes cloisonnés génèrent des coûts cachés : les interventions sur incident, les enquêtes et la production de rapports de conformité mobilisent davantage de temps et de ressources.

Des vérifications plus longues accentuent la pression sur les équipes d’intervention

En cas d’incident ou de menace de sécurité, il est essentiel de disposer d’informations précises au bon moment. Les systèmes de sécurité cloisonnés compliquent la vérification des faits. Par exemple, si une alarme de porte se déclenche à proximité d’une zone de la pharmacie dont l’accès est restreint, les opérateurs peuvent devoir recouper manuellement les enregistrements vidéo avec les registres des visiteurs pour identifier les personnes concernées.

Grâce à des solutions de sécurité hospitalière unifiées, les équipes disposent de tout le nécessaire pour intervenir rapidement, sans passer d’un système à l’autre. Les opérateurs ont une meilleure connaissance de la situation et peuvent ainsi prendre des décisions plus éclairées lors des interventions de sécurité.

Des informations dispersées limitent la compréhension de la situation

Même lorsqu’un opérateur dispose du temps nécessaire, le cloisonnement des systèmes rend difficile l’identification de liens entre des événements distincts. Par exemple, un visiteur peut déclencher une alarme de contrôle d’accès à une entrée, tandis que l’équipe de sécurité reçoit, par un autre canal, un signalement d’activité suspecte dans un autre bâtiment. Dans des systèmes cloisonnés, ces événements sembleraient sans rapport entre eux. Mais lorsque les informations sont unifiées, les opérateurs peuvent mieux évaluer la situation et déterminer rapidement si ces événements sont liés.

Des processus fragmentés compliquent la coordination

Pour résoudre les incidents, les équipes chargées de la gestion de la sécurité hospitalière doivent souvent compter sur la coopération des services techniques, des services informatiques, des forces de l’ordre et des équipes opérationnelles. Une porte bloquée en position ouverte déclenche une alerte de sécurité, mais c’est à la maintenance de remédier au problème. Les violences au travail relèvent de la sécurité, mais la police locale a besoin de toutes les informations pertinentes pour mener son enquête. Une panne d’éclairage dans un parking couvert pose un problème de sécurité, mais, sur le plan administratif, elle fait l’objet d’une demande d’intervention des services techniques.

Lorsque les équipes travaillent sur une plateforme commune, elles peuvent consulter les mêmes alertes, partager des informations et coordonner les ressources pour résoudre le problème.

Les enquêtes, les audits et la production de rapports deviennent des tâches manuelles

Les enquêtes menées après un incident nécessitent davantage de travail manuel lorsque chaque système ne détient qu’une partie des informations. Prenons l’exemple de violences commises à l’encontre du personnel hospitalier sur son lieu de travail. Après l’incident, l’équipe de sécurité doit recouper manuellement les journaux de contrôle d’accès, les enregistrements vidéo et les autres informations sur l’incident pour en établir la chronologie. Cette tâche prend du temps et présente des risques d’erreurs et d’omissions. Dans un système unifié, les processus interconnectés permettent de standardiser les procédures d’intervention et de consigner les activités pertinentes à mesure que l’incident se déroule. Le travail de reconstitution manuelle nécessaire par la suite s’en trouve réduit.

Prise isolément, chaque perte d’efficacité peut sembler mineure. Mais lorsqu’elles se répètent chaque jour dans plusieurs établissements, elles finissent par représenter des coûts bien réels et récurrents.

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Des coûts financiers cachés qui touchent plusieurs services

Ces pertes d’efficacité opérationnelle ne se limitent pas aux activités de sécurité de l’hôpital. Un environnement cloisonné entraîne des pertes de temps et des coûts d’infrastructure qui se répercutent sur d’autres services :

• Ressources humaines – Chaque changement de poste, nouveau fournisseur ou départ d’un employé entraîne une modification des droits d’accès. Lorsque les systèmes de contrôle d’accès et de ressources humaines d’un établissement de santé ne sont pas connectés, ces droits doivent être mis à jour manuellement. Lorsqu’un groupe hospitalier fusionne avec un autre hôpital ou en fait l’acquisition, il faut harmoniser encore davantage de dossiers du personnel et de droits d’accès, sans disposer d’une source de référence unique.
   
• Informatique – De nombreuses équipes informatiques gèrent séparément les mises à jour logicielles et les vérifications de l’état des systèmes sur différentes plateformes. Une approche unifiée aide les équipes informatiques à maintenir les systèmes à jour sur plusieurs plateformes à la fois. Elle facilite également le maintien d’une bonne cyberhygiène grâce à des fonctionnalités et à des mises à jour de cybersécurité plus homogènes.
   
• Services d’accueil – Les processus de gestion des visiteurs varient d’un hôpital à l’autre et les procédures manuelles peuvent entraîner de longs délais d’attente. Avec une solution unifiée, le système utilisé pour accueillir les visiteurs peut aussi leur attribuer automatiquement des droits d’accès ou avertir l’équipe de sécurité lorsqu’une personne pénètre dans une zone où elle n’est pas autorisée à entrer.

Moderniser par étapes sans repartir de zéro

Pour de nombreux établissements de santé, la modernisation peut sembler être un chantier d’envergure. Certains hôpitaux peuvent reporter le déploiement de nouveaux systèmes parce qu’ils leur paraissent coûteux ou susceptibles de perturber leurs activités. D’autres remplacent prématurément leurs infrastructures, pensant devoir repartir de zéro. Ces deux idées reçues ont chacune un coût.

Pour rendre la modernisation plus accessible, commencez par l’envisager comme une succession d’étapes plutôt que comme un chantier à mener d’un seul bloc. Unifier vos systèmes ne signifie pas tout remplacer et repartir de zéro. Il est en effet parfois possible d’utiliser votre matériel existant avec le nouveau système.

Vous pouvez, par exemple, commencer par intégrer vos caméras à une plateforme de sécurité hospitalière unifiée. Vous pourrez ensuite y ajouter progressivement le contrôle d’accès, les interphones, la reconnaissance de plaques d’immatriculation et d’autres solutions. Une approche progressive vous permet d’adapter la modernisation à votre budget et à votre calendrier.

Privilégiez des solutions qui offrent également une certaine souplesse dans les modes de déploiement. Vous devez pouvoir choisir un déploiement sur site, dans le cloud ou hybride pour répondre aux besoins technologiques et aux exigences de conformité des différents sites et établissements.

 

Réduire la complexité sans perturber les soins

Les répercussions du cloisonnement ne sont pas toujours évidentes, mais les coûts peuvent s’accumuler et toucher plusieurs services.

Les systèmes de sécurité hospitaliers unifiés aident les établissements de santé à améliorer leurs opérations, à intervenir plus rapidement et à offrir un environnement plus sûr aux patients, au personnel et aux visiteurs. En adoptant une plateforme unifiée et en y connectant d’abord leurs systèmes prioritaires, les établissements de santé peuvent se moderniser à leur rythme tout en restant concentrés sur les soins aux patients.