Resumen

Administrar y compartir evidencias digitales consume mucho tiempo. Esto explica por qué la policía del campus de la Universidad de Texas en Arlington implementó recientemente Genetec Clearance. El sistema de administración de evidencias digitales no solo les ahorra tiempo a los investigadores, sino que también reduce el almacenamiento en el local para las evidencias almacenadas a largo plazo.

La empresa

Ofrecer un campus seguro y dinámico es clave para preparar a los líderes de la generación de relevo. Es por ello que la Universidad de Texas en Arlington (UTA) maneja cada incidente en su campus de 420 acres lo más rápido posible. La policía del campus sabe que cuando los casos se cierran más rápido, los más de 40.000 estudiantes, los docentes y el personal se mantienen enfocados en lo más importante—lograr la excelencia académica.

El desafío

Cuando ocurre un incidente en la UTA, los detalles del caso se agregan al Sistema de Administración de Registros (RMS, por sus siglas en inglés). Luego, el investigador asignado crea una carpeta de archivos con el número de caso y comienza a compilar las evidencias digitales. En el pasado, se trataba de un proceso de paso por paso, en el que cada archivo se cargaba en la carpeta. Era un proceso que consumía mucho tiempo, y acumular toda esta evidencia causó preocupación por el almacenamiento.

“Nuestro personal se ahorra un 25 % de tiempo en el manejo de la evidencia y eso los libera de cargas para que puedan realizar otras tareas durante las investigaciones.”

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Maxx Kidd, Director Asociado de Tecnología, Departamento de Policía de la UTA

Resultados

Hoy por hoy, Genetec Clearance está haciendo lo que prometió— ayudar a UTA a simplificar la administración de evidencias e investigaciones. La solución basada en la nube les ahorra tiempo a los investigadores al permitir la colaboración y reduce el almacenamiento en el local para las evidencias almacenadas a largo plazo. Por ejemplo, los guardias de seguridad de la universidad y los policías ahora pueden ayudar a los investigadores a recopilar evidencias. Buscan grabaciones de video en la plataforma de Security Center y lo agregan rápidamente al archivo del caso en el nuevo sistema.

A UTA le gusta tener la opción de otorgar a ciertas personas derechos de “solo lectura” o establecer permisos de usuario. Pueden rastrear quién está viendo o editando evidencias a través de un registro en el archivo del caso. Saber que el sistema de administración de casos basado en la nube es seguro brinda una tranquilidad adicional. Según Kidd, “Genetec Clearance mantiene la evidencia ordenada. La evidencia no está atada al almacenamiento de archivos de todo nuestro departamento, por lo que hay menos preocupaciones de corrupción de archivos o ransomware.”

La Solución

Acceso Controlado a la Evidencia

Los privilegios se asignan a varios usuarios, de modo que los investigadores principales retengan el control. El sistema también proporciona registros de auditoría, lo que garantiza que se mantenga la cadena de custodia adecuada.

Intercambio Fácil con Agencias Externas

Compartir formatos de archivos específicos con agencias externas es más fácil. “Genetec Clearance convierte automáticamente los archivos para nosotros, lo que hace que todas las versiones sean accesibles en el archivo del caso,” dijo Kidd.

Búsqueda Simplificada de Evidencias

Todos los casos se pueden etiquetar con palabras clave como “robo”, “CBED (Conduciendo bajo los Efectos de las Drogas)”, o “biblioteca”. Estas palabras clave ayudan a los oficiales a localizar rápidamente los archivos sin tener que recordar el número del caso.

Almacenamiento en la Nube Eficiente y Seguro

La UTA está lista para realizar una transición completa a Genetec Clearance. Con esta acción, esperan liberar aproximadamente el 75% de su capacidad de almacenamiento total, que actualmente se asigna a los archivos de largo plazo.

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