Resumen

Los Planteles Educativos de la Ciudad de Putnam sirven a más de 20.000 estudiantes en tres ciudades en Oklahoma. A partir de la instalación de Genetec Clearance, los agentes de policía comparten evidencia con la oficina del fiscal del distrito, los directores de los planteles o la policía en poco tiempo sin la necesidad de levantarse del escritorio.

La empresa

El distrito en donde se encuentran los Planteles Educativos de la Ciudad de Putnam es el quinto distrito escolar más grande en Oklahoma, Estados Unidos. El distrito sirve a más de 20.000 estudiantes y emplea a 2500 personas en tres ciudades: Bethany, Warr Acres y el noroeste de Oklahoma City. Más de 30 escuelas proveen educación desde el preescolar hasta el último año de secundaria, así como programas de educación especial y alternativa. El departamento de policía (DP) de los Planteles Educativos de la Ciudad de Putnam trabaja arduamente para mantener la seguridad de todos. Los agentes vigilan los planteles las 24 horas del día, los 7 días de la semana, y dedican mucho tiempo en llevar a cabo investigaciones y recopilar evidencias digitales para los casos. Generalmente, esto involucra trabajar en conjunto con agencias locales.

El reto

El DP de los Planteles Educativos de la Ciudad de Putnam maneja casos criminales, investigaciones internas y solicitudes de la policía local. Esto significa que siempre están buscando evidencias en los videos. En el pasado, encontrar y compartir esa evidencia consumía mucho tiempo y era poco práctico. El jefe o el asistente en jefe de la policía ubicaban el video archivado de una carpeta de base de datos, modificaban su formato y lo guardaban en un dispositivo USB. Para mantener la seguridad, lo colocaban en un sobre y lo engrapaban al informe del caso. Después, le entregaban el paquete en mano a los destinatarios. Los riesgos siempre fueron una preocupación; la copia se podía perder o terminar en las manos equivocadas.

“Solíamos perder mucho tiempo grabando copias de evidencia y enviándosela a quien las necesitara. No nos habíamos dado cuenta de lo anticuado que era el proceso hasta que comenzamos a utilizar Genetec Clearance”.

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Mark Stout, Jefe de Policía, Planteles Educativos de la Ciudad de Putnam

Resultados

Hoy en día, los Planteles Educativos de la Ciudad de Putnam están cambiando la manera en que su comunidad comparte la información. Esto es así porque el departamento de policía del distrito se actualizó con Genetec Clearance, un sistema de administración de evidencia digital. El hecho de que la solución basada en la nube cumple con la Ley de Privacidad y Derechos Educacionales de la Familia (FERPA, por sus siglas en inglés, Family Educational Rights and Privacy Act) fue una gran ventaja. Esto significa que el sistema cumple con los estándares de seguridad cibernética del gobierno, por lo que los videos u otro tipo de evidencia digital siempre están protegidos.

Para los agentes, compartir la evidencia con la oficina del fiscal del distrito, los directores de los planteles o la policía es más fácil y más rápido. Sin levantarse de sus escritorios, le envían por correo electrónico a los destinatarios un enlace seguro al archivo y al video del caso. Ahora todo el proceso es simple y sin preocupaciones. Además, el DP también ayuda a proteger a la comunidad en general. En un caso, el jefe Stout le envió un video a un teniente del DP de la ciudad de Oklahoma. “El teniente me llamó inmediatamente y dijo, ‘¡¿Pero qué tipo de sistema tienen?!’ Tenía la evidencia que necesitaba en 30 minutos”, dijo el jefe Stout.

La solución

Intercambio rápido

Los agentes pueden agregar destinatarios a un caso y proporcionarle a cada uno privilegios de visualización o edición específicos. Recibirán un correo electrónico con acceso al caso y a la evidencia digital.

Búsquedas fáciles

Cuando se abre un caso nuevo, los agentes utilizan un mapa integrado para etiquetar el nombre y la dirección de la escuela y agregar palabras clave para describir el tipo de caso. Es una forma fácil para que encuentren la evidencia a futuro.

Aumento de la privacidad

Cada vez que se visualiza un video o se accede a un caso, la actividad queda registrada. Con este nivel de auditoría, la cadena de custodia nunca se objeta.

Archivos seguros

No hay más copias físicas de evidencia dispersas por doquier que se puedan robar o perder. El DP siente más tranquilidad al saber que solo quienes tienen privilegios pueden ver los archivos.

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