Résumé

Putnam City Schools est en charge de plus de 20 000 élèves dans trois villes d'Oklahoma. Depuis l'installation de Genetec ClearanceMC, les agents de police du district partagent les preuves avec le bureau du procureur, les directeurs d'établissements scolaires ou la police en peu de temps sans quitter leur bureau.

Profil de l’entreprise

Putnam City Schools est le cinquième plus grand district scolaire d'Oklahoma, aux États-Unis. Le district est en charge de plus de 20 000 élèves et emploie 2 500 personnes dans trois villes : Bethany, Warr Acres et Oklahoma City (nord-ouest). Plus de 30 écoles dispensent un enseignement allant de la pré-maternelle à la terminale, ainsi que des programmes alternatifs et spéciaux d'éducation. Le service de police (Police Department ou PD) de Putnam City Schools fait son maximum pour assurer la sécurité de tout le monde. Les agents surveillent les écoles 24 heures sur 24 et 7 jours sur 7 et passent beaucoup de temps à mener des enquêtes et à compiler des preuves numériques pour les dossiers. Cela demande souvent de travailler en étroite collaboration avec les organismes locaux.

Le défi

Le service de police de Putnam City Schools traite les affaires pénales, les enquêtes internes et les demandes de la police municipale. Ils sont donc toujours à la recherche de preuves vidéo. Auparavant, la recherche et le partage de ces preuves prenaient beaucoup de temps et étaient peu pratiques. Le chef ou le chef adjoint de la police localisait la vidéo archivée dans un dossier de la base de données, la reformatait et l'enregistrait sur une clé USB. Pour conserver ces preuves en lieu sûr, ils plaçaient la clé USB dans une enveloppe et l'agrafaient au rapport du dossier. Ensuite, ils livraient le colis en main propre aux destinataires. Les risques faisaient toujours partie des inquiétudes ; car —la copie pouvait se perdre ou se retrouver entre de mauvaises mains.

“Nous passions beaucoup de temps à graver des copies de preuves et à les distribuer à quiconque en avait besoin. Nous ne nous sommes pas rendu compte à quel point ce processus était obsolète jusqu'à ce que nous commencions à utiliser Genetec Clearance.”

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Mark Stout, commissaire de police, Putnam City Schools

Les résultats

Aujourd'hui, le district de Putnam City Schools modifie la façon dont sa communauté partage les informations. Et c’est grâce à la modernisation du système par le service de police du district vers Genetec Clearance, un système de gestion des preuves numériques. Le fait que cette solution cloud soit conforme au Family Educational Rights and Privacy Act (FERPA) fut un argument de vente très convaincant. Le système satisfait par conséquent les normes gouvernementales en matière de cybersécurité, de sorte que les preuves vidéo et autres preuves numériques sont protégées en permanence.

Pour les agents de police, le partage de preuves avec le bureau du procureur du district, les directeurs d’établissements scolaires ou la police se fait plus simplement et rapidement. Sans quitter leur bureau, ils envoient aux destinataires un lien sécurisé vers le dossier et la vidéo. L'ensemble du processus est à présent simple et se fait avec sérénité. Et le PD contribue également à assurer la sécurité de la communauté au sens large. Lors d'une affaire, le commissaire Stout a envoyé une vidéo à un lieutenant du service de police d'Oklahoma City. “Le lieutenant m'a rappelé immédiatement et m'a dit : Quel type de système avez-vous ?‘’Il a reçu les preuves dont il avait besoin en seulement 30 minutes », a déclaré le commissaire Stout.

La solution

Partage rapide

Les agents peuvent ajouter des destinataires à un dossier et fournir à chaque destinataire des droits de consultation ou de modification spécifiques. Ils reçoivent ensuite un e-mail avec l’accès au dossier et aux preuves numériques.

Simplicité des recherches

Lors de l'ouverture d'un nouveau dossier, les agents utilisent une carte intégrée pour marquer le nom et l'adresse de l’établissement scolaire et ajoutent des mots-clés pour décrire le type de dossier. Ceci leur permet de retrouver plus facilement des preuves à l'avenir.

Confidentialité améliorée

Chaque fois qu'une vidéo est visionnée ou que l'on accède à un dossier, l'opération est enregistrée dans un journal d'activité. Avec ce niveau d'audit, la chaîne de contrôle n'est jamais remise en question.

Fichiers sécurisés

Il n'y a plus de copies physiques des preuves, susceptibles d'être perdues ou volées. Le service de police a encore moins d'occasions de s'inquiéter des risques, car seuls ceux qui en ont les droits peuvent voir les fichiers.

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